【学习调研】高姣姣 | 浅议基层检察院如何做好档案管理工作

档案管理是基层检察院规范化建设的重要组成部分，是记录司法活动、固定案件证据、保障检察权依法规范运行的基础性工作。随着司法责任制改革和智慧检务不断推进，基层检察档案在数量、类型、管理要求上均发生深刻变化，对档案工作提出了更高标准。当前基层检察院档案管理工作总体平稳有序，但仍存在不少短板弱项。本文结合基层实际，就现状、问题及改进路径作简要探讨。

一、当前基层检察院档案管理工作基本现状

一是制度框架基本建立。多数单位能够依据档案管理法律法规及上级检察机关要求，制定立卷、归档、保管、查阅、保密等相关制度，档案工作有章可循。

二是归档秩序逐步规范。案件承办人、业务部门内勤、档案管理人员分工相对明确，诉讼档案、文书档案、会计档案等基本实现按时收集、集中保管，年度归档率总体可控。

三是数字化建设有序起步。依托统一业务应用系统，电子卷宗、案件材料同步生成，部分单位完成存量档案数字化扫描，档案查询利用更加便捷。

四是安全保密意识有所增强。库房管理、借阅审批、涉密管理等要求得到普遍执行，未发生重大档案损毁、失泄密事件，档案安全底线总体稳固。

二、基层检察院档案管理工作存在的主要问题

（一）思想认识不到位，重业务轻档案现象突出

部分干警对档案工作重要性认识不足，存在“重办案、轻归档，重使用、轻管理”倾向。有的认为办案是主业，归档是附加任务，案件办结后拖延归档、材料收集不全；有的对档案规范化标准不熟悉，导致案卷装订不规范、目录不清晰、页码不连续等问题频发。

（二）制度执行不严格，全流程管理不够规范

虽然普遍建立了档案制度，但在实际运行中刚性不足。一是归档时限落实不到位，存在超期归档、集中突击归档情况。二是案卷质量参差不齐，部分案卷存在证据材料缺失、法律文书不全、签字盖章遗漏等问题。三是借阅管理不够严格，存在借阅登记不规范、归还不及时、擅自复印摘抄等现象。

（三）队伍力量薄弱，专业能力不足

基层检察院普遍存在档案管理人员兼职化、老龄化、流动性大问题。专职档案员配备不足，多由办公室或其他部门干警兼任，精力难以保障。同时，专业培训不够系统，干警对档案分类、整理、数字化操作、保密安全等专业知识掌握不深，整体专业化水平不高。

（四）信息化程度不高，数字档案应用不充分

档案数字化推进不均衡，部分单位存量档案扫描不完整、数据质量不高、挂接不规范。电子档案与纸质档案“双套制”管理衔接不畅，系统之间数据不互通，查询利用仍依赖纸质档案。数字档案安全防护措施不够完善，数据备份、权限管理存在薄弱环节。

（五）硬件设施不完善，安全保障存在隐患

部分基层院档案库房面积不足，功能分区不清晰，办公、阅览、库房未严格分离。“八防”设施配备不到位或老化失效，温湿度控制、防火、防盗、防磁等条件有待改善。档案存放拥挤、整理不规范，存在霉变、破损、遗失等潜在风险。

三、做好基层检察院档案管理工作的路径对策

（一）提高政治站位，强化责任意识

将档案工作纳入检察工作总体部署，树立“档案工作也是司法工作”的理念。明确检察长负总责、分管领导具体抓、各业务部门协同落实的工作格局。加强宣传教育和警示教育，使全体干警认识到档案在案件质量评查、司法责任追究、信访维稳中的重要作用，形成全员重视、全程规范的良好氛围。

（二）健全制度机制，推进规范化管理

细化完善档案收集、整理、归档、保管、利用、移交、销毁等全流程规范。严格落实“谁办案、谁立卷，案结卷成、按期归档”要求，明确承办人、内勤、档案员三级责任。完善借阅审批、登记、清退、销毁制度，严守保密纪律。将档案工作纳入绩效考核，定期开展专项检查和通报，以制度刚性提升管理质效。

（三）建强专业队伍，提升综合能力

配齐配强专兼职档案管理人员，保持队伍相对稳定。加大培训力度，定期组织档案法规、业务规范、数字化技能、保密安全等培训，积极开展交流学习。建立以老带新、岗位练兵机制，提升档案人员分类整理、系统操作、风险防范、应急处置能力，打造专业化、复合型档案管理队伍。

（四）加快数字转型，深化智慧档案应用

全面推进档案数字化，高质量完成存量档案扫描、著录、挂接工作，实现电子档案与纸质档案同步管理。依托检察业务系统，推动案件材料同步采集、自动归集、智能归档。优化档案查询平台，在严格保密前提下实现内部高效查阅、跨部门共享。强化数据安全管理，落实定期备份、权限管控、防病毒攻击等措施，确保电子档案真实完整安全。

（五）完善硬件保障，守牢安全底线

加大投入改善档案保管条件，实现库房、办公、阅览三分开，配齐防火、防盗、防潮、防虫、防磁等设施。定期对库房环境、档案状况进行巡查维护，及时修复破损档案。严格库房准入管理，落实保密检查和风险排查，坚决杜绝失泄密和档案损毁事件，筑牢档案安全防线。

（六）坚持服务大局，发挥档案价值

推动档案工作从“保管型”向“服务型”转变，围绕案件办理、法律监督、信访化解、案件评查、司法救助等重点工作提供精准服务。充分利用档案数据开展类案分析、趋势研判，为领导决策和业务提升提供参考，让档案资源真正服务于基层检察工作高质量发展。

基层检察院档案工作事关司法规范、司法公正和司法安全。唯有坚持制度化、专业化、数字化、安全化并重，不断补短板、强弱项、提质效，才能切实管好、用好检察档案，为新时代基层检察工作高质量发展提供坚实保障。

作者：高姣姣（山阳县人民检察院）

编辑：侯宜均

责编：雪 云

审核：姚启明